在现代企业办公中，数据和文件均被电子化，方便了企业资料的管理和归档，又保证了整洁的办公室环境。大部分企业把最重要的数据，包括客户信息、财务信息等，以数字信息的形式保存在数据库系统中。这些都是公司的机密文件，安全问题便成采购办公设备的核心要素之一。
三大风险
以往，许多企业都会购买打印机、一体机及复印机等作为数据资料输出设备，部分设备不具有全面细分的管理措施。此类设备的使用者在接触到数据资料时，都有机会通过这些设备，以打印、复印、扫描或传真等形式获取企业重要数据资料，形成各种风险隐患。
其次，企业内部重要的纸质和电子形式资料一般都有严格的管理和使用流程，大体能够保证安全。但是部分设备在电子数据输入和输出过程中存储在硬盘中的数据或备份数据是否能够彻底的清除，也是形成信息安全泄露的导火索。
再者，输出过程中，重要资料有可能被他人取走或复印，而直接导致信息外泄。
化险为夷
为了应对这些棘手的数据安全问题，柯尼卡美能达数码复合机，凭借强大的安全解决方案，有效地保障了信息的安全。通过进行授权访问，安全打印、复印保护、防止收到的传真文件丢失、保护主机硬盘数据等构建360度的数据安全防护体系。
首先是保证数据在复合机中的安全，防止情报的泄漏。授权访问是其途径之一，是指只有持有登录ID、密码的使用者才可使用复合机。此外，采用复合机具有禁止事先指定的IP地址范围之外的终端访问功能，这项功能就可以实现限制限定场所之外的使用，为防止非法访问提供了有力的保障。
安全打印和文件保护方面，比如用户的打印文件是属于机密性的文件，此时用户能够设定复合机登记用户的专用区域，事先保存要打印的数据，以便用户在复合机旁边时，可以随时打印。并且，通过复合机为转换后的PDF文件设定密码，这样就可以防止信息泄露，使不相关的人无法阅读到重要文件。
复印保护是柯尼卡美能达复合机的一大亮点，也就是用户可以在打印文件时使用“底纹打印功能”，对打印出来的原件进行复印时会显现出文字，不仅可以区分原件和复印件，还在重要文件的使用方面提高了公司内部的意识。
保证传真信息不被泄露，保护部门信息安全，也是企业购买复合机考虑的安全因素。柯尼卡美能达复合机能够自动将收到的传真准确地将转发到事先已登记人员的电脑上，无需特意跑到复合机前，就可确认是否有自己的传真，既节省了时间，也能保证文件不被丢失，而且还可以在计算机上对收到的传真进行管理，非常方便。
另外，业内领先的防止资料外泄功能，也是柯尼卡美能达数码复合机安全解决方案的一大亮点。在硬盘上应用密码锁功能后，即使将硬盘从设备上被拆离，也能确保数据安全。硬盘数据清除是指在复印、打印、扫描、传真后，通过特定格式化，彻底删除保存在硬盘中的数据。这项指令执行后，极大地提升数据安全性。
在现代信息化办公中，柯尼卡美能达以先进的办公设备加载完美的安全解决方案，还有文档管理，成本管理及解决方案等，使信息化办公变的安全可靠，轻松便捷。同时能够针对不同的客户需求，制定适合不同企业的办公方案，最大化的帮助企业提高办公效率，减少办公成本，以保障用户机密为宗旨。
