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精细打印管理 保险业试用HP远程文印管理软件

发布时间:2011-12-06 09:00:00 来源:论坛 作者:李欢
关键字:Web Jetadmin 惠普 软件

    连续五次跻身“中国服务业企业500强”的长城人寿保险股份有限公司是家全国性的保险公司。长城保险以服务为核心竞争力,希望自身的内部运营和管理水平也能跟上企业快速发展的步伐,创建起高效优质的信息系统。而随着公司业务的迅速壮大,打印需求也与日俱增,长城保险希望摸索出一套切实有效的办公外设管理模式来应对日益复杂的文印环境,并在优化信息系统中办公设备构架的同时降低文印成本,为长远的设备采购提供参考。刚好惠普的远程打印管理工具HP Web Jetadmin 以其在管理上透明化、主动化、方便易用等特点正好契合了长城保险的需求,随之立即进入了方案试用阶段。

对复杂打印环境的思索

    对于长城保险信息技术部经理赵博而言眼下最首要的任务就是将新采购的一批HP打印机在北京总部迅速配置部署。总部现有40台文印设备,分布四个楼层,设备分散,各类打印机、复印机、投影仪种类繁多,设备添加之后,文印环境的复杂程度和所需应对的问题也会成倍增加。

    对此,长城保险在对HP的外设文印管理软件试用过程中找到了优化打印环境的方法。Web Jetadmin软件平台是一个基于网络的打印管理解决方案,能够在一台主机上实现对联网打印机和相关打印基础设施组件的远程管理,也包括网络扫描仪与投影机。当打印机出现卡纸、空纸等故障,Web Jetadmin能及时监测到,并且可以通过电子邮件向管理员报警,而且还可借此查看耗材的使用情况,以便管理员提前做好耗材更换和采购的计划。

    设备维护工作因此从被动转变为主动,因而及时处理突发情况、预防风险。长城保险曾经发生过因电脑染毒,而导致打印机短时间内连续打印出纸上千张的情况。通过Web Jetadmin对文印网络设备的通讯协议与访问设置全面管理的功能,管理员可及时监测打印设备的异常动作,并立即采取行动,封闭染毒的PC端口避免打印网络瘫痪。

集成管理,优化流程

    目前长城保险公司所面临的另一问题是管理人力配置紧张,总部所有设备的维护都需要两名IT管理员亲力亲为。Web Jetadmin的设备状态提醒功能帮IT管理省了不少功夫。现在IT管理员在跑路之前通过Web Jetadmin查看每层楼设备的状态,拿着所有需要的耗材、维修工具等一起上下楼,一趟就完成了对整个楼层设备的维护。赵博说这样全面、集中的维护方式,能将管理员从一些琐碎的工作中解放出来,IT运营的整体效率也得以提高。

    “现在IT管理员接到的设备报修电话明显减少了,员工现在对整个信息技术部的服务满意度都有显著提升。”为员工提供更高效、顺畅信息化办公服务就是IT运营团队的责任,服务就是保险企业的生命线。更快速、顺畅的信息处理和响应系统能使得公司内部的运营水平整体提升,也为企业发展带来更长远的收益和价值。

让文印成本透明化

    同很多公司一样,长城保险日常办公打印的开支费用也被划分在管理费用中,而且设备管理和办公用品采购分属两个不同部门负责,给文印成本的核算也带来了麻烦,没有跟踪统计的数据,在成本控制上也无可量化的参照。

    HP Web Jetadmin帮助长城保险找到了降低文印成本的有效途径。它可以实时监控并分析耗材的使用情况,并且自动输出报表,20天试用期里每台设备的印量、耗材消耗量等数据,都呈现在报告中,一目了然。赵博说,有了数据成本分析也变得轻松简单,分析出设备利用率,设备结构调整也很好入手,对未来采购选型也提供了有力参考。每年公司的打印机采购量都在100台以上,一旦清楚了打印设备的构架与使用量,设备采购也变得目标明确,每一笔投入都花在刀刃上,这才是真正成本节省。

    在成本节省方面Web Jetadmin也为IT管理员提供很多帮助:通过对彩色打印的用户权限的分组设置来减少不必要的彩色文档输出,节省成本。同时配合惠普HP LaserJet P2055dn的自动双面打印功能,设置默认自动双面打印,纸张用量因此整体减少了约30%。打印设备硬件以及软件的协同配合为成本节省带来了更好的效果。

    经过一个月的试用,赵博发现,借助好的工具能够显著提升文印管理的效率,建立起更合理的信息系统。试用中赵博还发现Web Jetadmin可以通过web浏览器进行访问,借此全国各三四级的分支机构都可以用以推广,以实现区域对各网点的统一部控。据了解,长城保险也有意计划建立一个信息服务中心,对文档打印和扫描进行更大范围的集中,实现信息资源集中的优化整合,为公司今后每一步的发展做好准备。


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